Általános tájékoztató
1. Bevezetés
A Fressnapf-Hungária Kft. az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről szóló az Európai Parlament és a Tanács 2019. október 23-i (EU) 2019/1937 irányelvben, valamint a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben foglalt rendelkezéseknek megfelelően belső visszaélés-bejelentési rendszert működtet.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer célja, hogy a munkatársak és partnerek által tapasztalt problémákról, visszaélésekről, érdek- és jogsérelmekről a társaság első kézből értesüljön. A belső és külső munkatársak a visszaélés- bejelentési rendszer létrehozásával és a bejelentővédelmi intézkedésekkel gyors és hatékony jogvédelmet kaphatnak, panaszaik megfelelően kivizsgálásra kerülhetnek, növelve ezzel az átláthatóságot és az elszámoltathatóságot.
1.1 Fogalmak
A belső visszaélés-bejelentő rendszer alkalmazásában:
A Fressnapf-Hungária Kft. az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről szóló az Európai Parlament és a Tanács 2019. október 23-i (EU) 2019/1937 irányelvben, valamint a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben foglalt rendelkezéseknek megfelelően belső visszaélés-bejelentési rendszert működtet.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer célja, hogy a munkatársak és partnerek által tapasztalt problémákról, visszaélésekről, érdek- és jogsérelmekről a társaság első kézből értesüljön. A belső és külső munkatársak a visszaélés- bejelentési rendszer létrehozásával és a bejelentővédelmi intézkedésekkel gyors és hatékony jogvédelmet kaphatnak, panaszaik megfelelően kivizsgálásra kerülhetnek, növelve ezzel az átláthatóságot és az elszámoltathatóságot.
1.1 Fogalmak
A belső visszaélés-bejelentő rendszer alkalmazásában:
- bejelentés: visszaélésre vonatkozó információt tartalmazó szóbeli vagy írásos közlés, amelyet a bejelentő a visszaélés-bejelentési rendszerben tesz.
- bejelentő: olyan természetes személy, aki a foglalkoztatásával vagy a Társasággal fennálló együttműködésével összefüggésben szerzett, jogsértésre vonatkozó információt bejelent.
- belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője: a Társaság által erre a célra kijelölt, pártatlan személy vagy szervezeti egység a jelen tájékoztató 2.1 pontja szerint.
- foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a Társaság részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
- foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a Társaság számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
- Panasz törvény: a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény.
- Társaság: Fressnapf-Hungária Kft.
- visszaélés: jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmény vagy mulasztás, illetve egyéb, a Társaság szabályzataiban előírt irányelveket vagy magatartási szabályokat sértő vagy feltételezetten sértő cselekmény vagy mulasztás.
1.2 Alapelvek
A következő általános elvek érvényesek a bejelentést követő eljárások során:
- Titoktartás: A visszaélések bejelentését szigorúan bizalmasan kezeljük. A bejelentett visszaélésekkel kapcsolatos információk kizárólag - a kivizsgálás szempontjából - feltétlenül szükséges személyekkel kerül megosztásra.
- Ártatlanság vélelme: Bármely személy, aki állítólagosan megsértette a jogszabályokat vagy a Társaság szabályzatait, ártatlannak tekintendő, amíg az ellenkezője be nem bizonyosul.
- Pártatlanság: A visszaélések bejelentését pártatlanul és tisztességesen kezeljük, függetlenül attól, hogy a bejelentések mely személyeket vagy pozíciókat érintik.
2. A belső visszaélés-bejelentési rendszer
2.1 Hol lehet bejelenteni?
A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a Társaság HR Manager pozíciót betöltő munkavállalója / HR osztálya. A visszaélésekre vonatkozó információkat az alábbi csatornákon lehet bejelenteni:
Írásban:
Postai úton: 1095 Budapest, Lechner Ödön fasor 10/B
E-mail-en: HR_HU.Team@hu.fressnapf.eu
Honlapon:
https://hungary.fnmz-whistleblowing.com/
Szóban: Előzetes időpont egyeztetés szükséges
Személyesen: 1095 Budapest, Lechner Ödön fasor 10/B
2.2 Mit lehet bejelenteni?
Jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt.
2.3 Ki tehet bejelentést?
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet
- a) a Társaság által foglalkoztatott,
- b) az a foglalkoztatott, akinek a Társaságnál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
- c) a Társasággal foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
A fentieken felül a belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet
- a) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Társasággal szerződéses kapcsolatban áll,
- b) a Társaság tulajdonosai, valamint a Társaság ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve az ilyen testületek ügyvezetőnek nem minősülő tagját is,
- c) a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
- d) a Társaságnál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
- e) a Társasággal az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
- f) az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Társasággal megszűnt.
2.4 Lehet-e anonim bejelentést tenni?
A bejelentés névtelenül is megtehető, azonban anonim bejelentés esetén a bejelentőnek figyelembe kell vennie, hogy kapcsolattartási adat megadása hiányában
- amennyiben a bejelentésben megadott információ nem elegendő vagy megfelelő a bejelentés kivizsgálásához, illetve a vizsgálat megindításához vagy eredményes lefolytatásához elengedhetetlenül szükséges információ egyébként bármely okból nem beszerezhető, úgy a vizsgálat eredmény nélkül kerülhet lezárásra,
- a bejelentő részére az eljárással kapcsolatban nem küldünk tájékoztatást,
- a Panasztörvény alapján az anonim bejelentés kivizsgálása mellőzhető.
2.5 A bejelentés módjai
2.5.1 Szóbeli bejelentés
A szóbeli bejelentést
- a) tartós és visszakereshető formában rögzítjük, és a rögzítés tényéről a bejelentőt tájékoztatjuk, vagy
- b) írásba foglaljuk és a bejelentő számára másodpéldányban átadjuk. A bejelentő ezt ellenőrizheti, helyesbítését kérheti, illetve aláírásával elfogadhatja.
A szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet készítünk.
Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét felhívjuk a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeljük.
2.5.2 Írásbeli bejelentés
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a visszaigazolást küldünk a bejelentő számára a bejelentés megtételéről. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást nyújtunk az eljárási és adatkezelési szabályokról.
3. A bejelentés kivizsgálása
A kijelölt csatornákon tett bejelentések esetén legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgáljuk a bejelentést.
A harminc napos határidőt indokolt esetben meghosszabbíthatjuk. Ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a meghosszabbítás indokairól tájékoztatjuk a bejelentőt. A bejelentés kivizsgálása és a kivizsgálás eredményéről szóló tájékoztatás határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.
A bejelentés kivizsgálása során kapcsolatot tartunk a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatjuk fel a bejelentőt.
A bejelentés kivizsgálását mellőzhetjük, ha
Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét felhívjuk a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeljük.
2.5.2 Írásbeli bejelentés
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a visszaigazolást küldünk a bejelentő számára a bejelentés megtételéről. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást nyújtunk az eljárási és adatkezelési szabályokról.
3. A bejelentés kivizsgálása
A kijelölt csatornákon tett bejelentések esetén legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgáljuk a bejelentést.
A harminc napos határidőt indokolt esetben meghosszabbíthatjuk. Ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a meghosszabbítás indokairól tájékoztatjuk a bejelentőt. A bejelentés kivizsgálása és a kivizsgálás eredményéről szóló tájékoztatás határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.
A bejelentés kivizsgálása során kapcsolatot tartunk a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatjuk fel a bejelentőt.
A bejelentés kivizsgálását mellőzhetjük, ha
- a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
- b) a bejelentést nem az erre jogosult személy tette meg,
- c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
- d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
A bejelentés kivizsgálása során értékeljük a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meghozzuk azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a visszaélések orvoslására.
Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor – amennyiben erre jogszabály alapján lehetőség van – intézkedünk a feljelentés megtételéről.
A bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatjuk.
Biztosítjuk, hogy a bejelentésben szereplő információkat csak azok a személyek ismerhessék meg, akiknek ez elengedhetetlenül szükséges a bejelentés hatékony és eredményes kivizsgálása érdekében.
4. A visszaélést bejelentők védelme
A bejelentőt nem éri hátrányos intézkedés amiatt, hogy jogszerű bejelentést tett.
Hátrányos intézkedésnek minősül a bejelentő számára hátrányos cselekmény vagy mulasztás, különösen
Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor – amennyiben erre jogszabály alapján lehetőség van – intézkedünk a feljelentés megtételéről.
A bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatjuk.
Biztosítjuk, hogy a bejelentésben szereplő információkat csak azok a személyek ismerhessék meg, akiknek ez elengedhetetlenül szükséges a bejelentés hatékony és eredményes kivizsgálása érdekében.
4. A visszaélést bejelentők védelme
A bejelentőt nem éri hátrányos intézkedés amiatt, hogy jogszerű bejelentést tett.
Hátrányos intézkedésnek minősül a bejelentő számára hátrányos cselekmény vagy mulasztás, különösen
- a) a felfüggesztés, a (csoportos) létszámcsökkentés, a felmondás vagy ezekkel egyenértékű intézkedések,
- b) a lefokozás vagy az előléptetés megtagadása,
- c) a munkaköri feladatok átruházása, a munkavégzés helyének megváltoztatása, a bércsökkentés, a munkaidő megváltoztatása,
- d) a képzés megtagadása,
- e) a negatív teljesítményértékelés vagy munkareferencia,
- f) a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyára vonatkozó törvény szerinti bármely hátrányos jogkövetkezmény – így különösen fegyelmi intézkedés, megrovás, pénzügyi szankció – alkalmazása,
- g) a kényszerítés, a megfélemlítés, a zaklatás vagy a kiközösítés,
- h) a hátrányos megkülönböztetés, hátrányos vagy tisztességtelen bánásmód,
- i) a határozott idejű foglalkoztatásra irányuló jogviszony határozatlan idejűvé átalakításának elmulasztása, ha a foglalkoztatott jogszerű elvárása az volt, hogy foglalkoztatásra irányuló jogviszonyát határozatlan idejűvé változtatják,
- j) egy határozott idejű munkaszerződés megújításának elmulasztása vagy annak idő előtti megszüntetése,
- k) a károkozás, amely magában foglalja a személy jóhírnevének megsértését vagy a pénzügyi veszteséget, beleértve az üzleti lehetőség elvesztését és a bevételkiesést is,
- l) az olyan intézkedés, amelynek eredményeképpen okkal következik, hogy az adott személy a jövőben foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt a foglalkoztatásra irányuló jogviszonya szerinti ágazatban nem létesíthet,
- m) az egészségügyi alkalmassággal összefüggő vizsgálat előírása,
- n) az áru- vagy szolgáltatási szerződés idő előtti megszüntetése vagy felmondása, és
- o) az engedély visszavonása.
A bejelentő tulajdonában álló jogalany vagy a bejelentővel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban vagy más, szerződéses jogviszonyban álló jogalany sérelmére sem lehet hátrányos intézkedést hozni a jogszerű bejelentésre tekintettel.
A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentő nem tekinthető a törvény által védett titok nyilvánosságra hozatalával összefüggő korlátozást vagy más, az információfelfedésre vonatkozó jogszabályi korlátozást megszegőnek, és az ilyen bejelentés tekintetében nem terheli felelősség, ha a bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a bejelentés szükséges volt a bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.
A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentőt nem terheli felelősség a bejelentésben szereplő információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha a bejelentő az információk megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el.
Az állam a bejelentő részére a jogi segítségnyújtásról szóló 2003. évi LXXX. törvényben meghatározott támogatásokat biztosítja az ott meghatározott feltételek szerint.
A bejelentés jogszerű, ha
A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentő nem tekinthető a törvény által védett titok nyilvánosságra hozatalával összefüggő korlátozást vagy más, az információfelfedésre vonatkozó jogszabályi korlátozást megszegőnek, és az ilyen bejelentés tekintetében nem terheli felelősség, ha a bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a bejelentés szükséges volt a bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.
A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentőt nem terheli felelősség a bejelentésben szereplő információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha a bejelentő az információk megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el.
Az állam a bejelentő részére a jogi segítségnyújtásról szóló 2003. évi LXXX. törvényben meghatározott támogatásokat biztosítja az ott meghatározott feltételek szerint.
A bejelentés jogszerű, ha
- a) a bejelentő a bejelentését a Társaság által működtetett visszaélés-bejelentési rendszeren keresztük, az e tájékoztatóban, illetve a Panasz törvényben meghatározott szabályok szerint tette meg,
- b) a bejelentő a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információt a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben szerezte, és
- c) a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a bejelentés időpontjában valós volt.
Az ezen alcím szerinti védelem kizárólag akkor illeti meg a bejelentőt, ha
- a) a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a Panasz törvény 1. mellékletében, illetve a 2. mellékletében szereplő európai uniós jogi aktusok vagy azok végrehajtását, az azoknak való megfelelést biztosító jogszabályi rendelkezések hatálya alá tartozik, vagy
- b) a bejelentő az a) pont szerinti körülmény fennállását alapos okkal feltételezi.
Az ezen alcím szerinti védelem nem illeti meg a bejelentőt, ha
- a) bejelentésével a minősített adatok védelmére vonatkozó szabályokat megszegi,
- b) a bejelentés megtétele során törvényben meghatározott, az orvosi titokra, az ügyvédi titokra vonatkozó titoktartási kötelezettségének nem tesz eleget,
- c) a bejelentés megtétele során az egyházi személy és a vallási egyesület vallásos szertartást hivatásszerűen végző tagjaként a hivatásánál fogva rá irányadó titoktartási kötelezettségének nem tesz eleget,
- d) a bejelentés megtétele során a bírói ítélkezéssel kapcsolatban a törvény által védett titok védelmére vonatkozó szabályokat megszegi,
- e) bejelentésével a büntetőeljárási szabályok szerinti adatkezelési szabályokat megszegi.
Az ezen alcím szerinti, a bejelentőre vonatkozó védelemben részesül, aki
- a) a jogszerű bejelentést tevő bejelentő részére segítséget nyújt a bejelentés megtétele során,
- b) a jogszerű bejelentést tevő bejelentővel kapcsolatban álló olyan személy – így különösen a bejelentő munkatársa vagy családtagja –, akit hátrányos intézkedés érhet.
5. Adatkezelés módja
Az adatkezelés részletes szabályairól, így különösen annak céljáról, jogalapjáról, a hozzáférésre jogosultakról, az adatok kezelésének időtartamáról, az érintetti jogokról a "Belső visszaélés-bejelentési rendszer adatvédelmi tájékoztató" című dokumentumban tájékozódhat.
Ha nyilvánvalóvá válik, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
- a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,
- b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.
6. Az általános tájékoztató kiadási állapota és módosításai
Az jelen tájékoztató kiadási állapota: 2023. Június 1.
A jogi és/vagy szabályozói követelmények változása miatt szükségessé válhat a tájékoztató módosítása. Ebben az esetben közzétesszük a megfelelő frissített tájékoztatót.